自分の作成した文書のみ表示させる(読者フィールド)

 アンケートの内容に機密情報や個人情報を含む場合、「他人には見せたくない」という要件が発生する場合があります。その場合に利用するのが「読者フィールド」です。
 「作成者フィールド」の場合、このフィールドに値があるユーザーのみ、その文書に編集権限を持つというものでした。「読者フィールド」は似たような機能を持つフィールドで、このフィールドに値があるユーザーのみ、その文書にアクセス権限(読み込み権限)をもたせる機能を提供します。

1. 「質問表」フォームにフィールドを追加し、以下の設定をします。
名前 : Readers
種類 : 読者、作成時の計算結果

2. 作成した「Readers」フィールドの値に「@Username」と入力し、フォームの設計を保存します。

 以上で、今後作成される文書にはReadersフィールドが設定され、他人の文書はビュー上に表示されなくなります。(今まで作成した文書にはReadersフィールドが設定されていない状態で保存されているので、そのまま表示され続けます)

 ただし、今のままでは文書を開くと以下のようにReadersフィールドの値が表示されてしまい、ユーザーに混乱をきたします。そこで、この値が表示されないようにフォームの設計を変更します。

3. Readersフィールドのプロパティの非表示タブで、段落を非表示にする文書ですべてのチェックを入れます。

4. この作業は必須ではありませんが、文字の色も変更しておくと、フォームの設計のメンテナンス性が向上します

以下のように非表示にするフィールドをまとめ、色を変えておくことで、フォームのメンテナンス性が向上します。(ぱっと見て非表示フィールドであることがプロパティを開かなくても確認することができるため)

フォームの設計を保存後、再度Notesクライアントから文書を開くと、先ほどまで上部に表示されていたReadersフィールドの値が消えたことが確認できます。

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